Bisnis percetakan dan sablon kini tidak lagi terbatas pada pelanggan di sekitar lokasi usaha. Dengan adanya pemasaran melalui media sosial dan toko online, produk seperti undangan, kemasan plastik, kaos sablon, stiker, brosur, dan materi promosi dapat dipesan oleh pelanggan dari berbagai daerah.
Jangkauan pasar yang lebih luas memberikan peluang besar
bagi pelaku usaha percetakan. Namun, pengiriman produk cetak memerlukan
perhatian khusus. Kesalahan dalam memilih kemasan atau jasa ekspedisi dapat
menyebabkan hasil cetakan terlipat, basah, tergores, atau terlambat sampai ke
tangan pelanggan.
Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan agar produk
cetak dan sablon dapat dikirim ke luar kota dengan aman.
Periksa Produk Sebelum Dikemas
Lakukan pemeriksaan terakhir sebelum produk dimasukkan ke
dalam kemasan. Pastikan jumlah barang sudah sesuai dengan pesanan, warna
cetakan tidak bermasalah, tulisan terbaca dengan baik, dan tidak terdapat noda
atau kerusakan.
Untuk pesanan dalam jumlah banyak, hitung kembali jumlah
produk dan kelompokkan berdasarkan jenisnya. Misalnya, undangan utama, amplop,
label nama, dan kartu tambahan sebaiknya dipisahkan agar mudah diperiksa oleh
pelanggan.
Pemeriksaan sebelum pengemasan dapat mengurangi risiko
komplain akibat kekurangan jumlah atau kesalahan produksi. Setelah barang
diserahkan kepada ekspedisi, perbaikan akan lebih sulit dan membutuhkan biaya
pengiriman tambahan.
Gunakan Kemasan Sesuai Jenis Produk
Setiap produk percetakan memiliki karakteristik yang berbeda
sehingga membutuhkan metode pengemasan yang berbeda pula.
Undangan, brosur, kartu nama, dan produk berbahan kertas
harus dilindungi dari tekanan dan air. Gunakan plastik sebagai lapisan pertama,
kemudian masukkan produk ke dalam kardus yang kokoh. Tambahkan lembaran karton
tebal pada bagian atas dan bawah agar hasil cetakan tidak mudah terlipat.
Produk sablon plastik dapat disusun secara rapi sebelum
dimasukkan ke dalam kemasan. Hindari menekuk bagian sablon secara berlebihan
karena dapat memengaruhi tampilan cetakan.
Untuk kaos sablon, pastikan tinta telah benar-benar kering
dan melekat dengan baik. Lipat kaos dengan rapi, masukkan ke dalam plastik satu
per satu, kemudian susun di dalam kardus. Lapisan plastik membantu melindungi
kaos dari debu dan kelembapan selama perjalanan.
Lindungi Produk dari Air dan Kelembapan
Kertas merupakan bahan yang mudah rusak jika terkena air.
Meskipun menggunakan kardus tebal, produk tetap membutuhkan lapisan plastik
karena kardus dapat menyerap air ketika terkena hujan atau ditempatkan di area
lembap.
Masukkan produk ke dalam plastik yang tertutup rapat sebelum
menempatkannya di dalam kardus. Untuk pengiriman pada musim hujan, lapisan luar
kardus juga dapat dibungkus menggunakan plastik tambahan.
Perlindungan ini sangat penting untuk undangan dan materi
promosi yang memiliki tenggat penggunaan. Kerusakan akibat air dapat membuat
seluruh pesanan tidak dapat digunakan meskipun hanya sebagian kemasan yang
basah.
Pilih Ukuran Kardus yang Tepat
Gunakan kardus yang ukurannya sesuai dengan produk. Kardus
yang terlalu besar akan menyisakan banyak ruang kosong sehingga barang mudah
bergerak dan berbenturan selama perjalanan.
Isi ruang kosong menggunakan potongan karton, kertas, bubble
wrap, atau bahan pelindung lain. Namun, jangan memadatkan isi secara berlebihan
karena tekanan dapat merusak bentuk produk.
Kardus yang terlalu kecil juga sebaiknya dihindari.
Memaksakan barang masuk ke dalam kemasan dapat menyebabkan produk tertekuk dan
bagian kardus mudah terbuka.
Setelah semua barang dimasukkan, rekatkan bagian bawah dan
atas kardus menggunakan lakban berkualitas baik. Gunakan pola perekat yang
kuat, terutama untuk paket dengan bobot besar.
Timbang dan Ukur Paket
Biaya pengiriman tidak selalu dihitung berdasarkan berat
sebenarnya. Untuk paket berukuran besar tetapi ringan, ekspedisi dapat
menggunakan berat volumetrik yang diperoleh dari ukuran panjang, lebar, dan
tinggi kemasan.
Oleh karena itu, timbang serta ukur paket setelah seluruh
proses pengemasan selesai. Hasil tersebut dapat digunakan untuk memperkirakan
biaya dan memilih jenis layanan yang sesuai.
Sebelum menyerahkan paket kepada ekspedisi, pelanggan maupun
pelaku usaha dapat melakukan cek
ongkir pengiriman berdasarkan daerah asal, tujuan, berat barang, dan
pilihan kurir. Perbandingan ini membantu mengetahui kisaran biaya sejak awal
sehingga ongkos kirim dapat diinformasikan kepada pelanggan secara lebih
transparan.
Pilih Layanan Reguler atau Kargo
Pengiriman reguler cocok untuk pesanan dalam jumlah kecil
atau paket dengan berat yang masih ringan. Layanan ini biasanya memiliki
jangkauan luas dan estimasi pengiriman yang relatif cepat.
Untuk pesanan berjumlah besar, seperti ribuan undangan,
kemasan plastik dalam jumlah banyak, atau kaos sablon untuk acara, layanan
kargo dapat menjadi pilihan yang lebih ekonomis. Tarif kargo biasanya lebih
murah untuk barang berat, meskipun perusahaan ekspedisi dapat menerapkan
ketentuan berat minimum.
Sebelum memilih layanan kargo, perhatikan beberapa hal
berikut:
- Berat
minimum pengiriman
- Estimasi
waktu sampai
- Jenis
kendaraan yang digunakan
- Layanan
penjemputan paket
- Jangkauan
wilayah tujuan
- Fasilitas
pelacakan
- Ketentuan
asuransi
- Prosedur
pengajuan komplain
Jangan memilih berdasarkan harga saja. Keamanan barang dan
ketepatan waktu juga penting, khususnya untuk produk yang akan digunakan pada
tanggal tertentu.
Pastikan Alamat dan Kode Pos Benar
Alamat yang tidak lengkap dapat memperlambat proses
penyortiran dan pengantaran. Tuliskan nama penerima, nomor telepon, nama jalan,
nomor bangunan, RT dan RW, kelurahan, kecamatan, kota atau kabupaten, serta
provinsi secara jelas.
Kode pos juga harus sesuai dengan kelurahan tujuan.
Kesalahan satu angka dapat membuat paket masuk ke wilayah penyortiran yang
berbeda. Apabila pelanggan tidak mengetahui kode posnya, lakukan pengecekan
melalui fasilitas cari kode pos tujuan sebelum label pengiriman dicetak.
Selain alamat lengkap, tambahkan petunjuk lokasi apabila
rumah atau tempat usaha penerima sulit ditemukan. Pastikan nomor telepon
penerima masih aktif agar kurir dapat menghubunginya ketika membutuhkan
konfirmasi.
Gunakan Label yang Jelas
Label pengiriman harus ditempel pada permukaan kemasan yang
rata dan mudah terlihat. Lindungi label menggunakan plastik transparan agar
tulisan tidak hilang jika terkena air.
Jika mencetak label sendiri, gunakan ukuran huruf yang mudah
dibaca. Jangan menempelkan label pada bagian sambungan kardus karena dapat
robek ketika kemasan dibuka.
Untuk produk berbahan kertas, tambahkan peringatan seperti
“Jangan Dilipat” atau “Hindarkan dari Air”. Meskipun tidak menjamin paket
selalu diperlakukan secara khusus, label tersebut dapat membantu petugas
mengenali karakteristik barang.
Hapus atau tutupi label lama apabila menggunakan kembali
kardus bekas. Keberadaan dua alamat berbeda pada satu paket dapat menimbulkan
kesalahan dalam proses pengiriman.
Dokumentasikan Kondisi Paket
Ambil foto produk sebelum dikemas, selama proses pengemasan,
dan setelah kardus ditutup. Dokumentasi ini dapat dikirimkan kepada pelanggan
sebagai bukti bahwa pesanan telah diperiksa serta dikemas dengan baik.
Foto juga berguna jika terjadi kerusakan atau kehilangan
selama proses pengiriman. Untuk pesanan bernilai tinggi, pertimbangkan
menggunakan asuransi dan simpan bukti pembayaran serta dokumen pengiriman
sampai paket diterima.
Berikan nomor resi kepada pelanggan segera setelah paket
diserahkan kepada ekspedisi. Transparansi tersebut dapat meningkatkan
kepercayaan karena pelanggan bisa memantau perjalanan pesanannya secara
mandiri.
Kirim Lebih Awal untuk Pesanan Acara
Produk seperti undangan pernikahan, undangan khitan, kaos
kegiatan, spanduk, atau suvenir biasanya digunakan pada tanggal tertentu.
Keterlambatan beberapa hari saja dapat membuat produk tidak lagi bermanfaat.
Karena itu, jangan memilih jadwal pengiriman terlalu dekat
dengan tanggal penggunaan. Tambahkan waktu cadangan untuk mengantisipasi
keterlambatan akibat cuaca, peningkatan volume paket, kendala operasional, atau
alamat yang sulit ditemukan.
Informasikan estimasi waktu produksi dan pengiriman sejak
awal. Pelanggan juga perlu diberi pemahaman bahwa waktu pengiriman merupakan
perkiraan dan dapat dipengaruhi oleh kondisi di luar kendali percetakan.
Kesimpulan
Pengiriman merupakan bagian penting dalam pelayanan bisnis
percetakan dan sablon. Kualitas produk yang baik harus didukung oleh pengemasan
yang tepat, pemilihan layanan ekspedisi yang sesuai, serta informasi alamat
yang akurat.
Dengan memeriksa produk, melindunginya dari air, menggunakan
kardus yang kokoh, menghitung biaya pengiriman, dan memastikan kode pos tujuan,
risiko kerusakan maupun keterlambatan dapat dikurangi. Produk pun dapat sampai
ke tangan pelanggan dalam kondisi rapi dan siap digunakan.
